仕事のミスは誰のせい？管理職がやるべきこと

どんな仕事でもミスは発生してしまいます。
業務内容への把握が不足したものによるミスは
業務知識を補えば発生しなくなりますが
それでも異なる原因でミスは発生してしまいます。

特にヒューマンエラーはうっかりした時のミスが
何重にも重なってしまい大きな事故を招来してしまうこともあります。
会社での体験を通してミスを如何に減らすべきか考えてみました。

ミス発覚の時が最大のチャンス

ミスが明らかになった時
管理職はそのミスを厳しく戒めることに重点を置く人がいますが
ミスの発生した経緯と原因をしっかりと追求することが最重要です。
ミスに関わった当事者一人ひとりから事情を聞き
『なぜ発生してしまったのか？』を突き止めましょう。

チェックリストの作成

ミスの原因が分かったら直ちに箇条書きで対策をチェックリストとして
かき上げていきましょう。
チェックシートの作成は現場担当者だけでなく
管理者や組織の大きさによっては経営者までが
携わるようにして作成することが大切です。

チェックリストは当事者だけでなく管理職も一緒に書きだす

現場本人の目線、監督者の目線、管理職の目線
それぞれが異なる目線でミスを体験することになるのですから
チェックリスト作成には全員が参画するようにします。
できるだけわかりやすい言葉で

チェック結果は〇×に加えて△を

チェックすべき項目が〇（できている）と×（できてない）だけではなく
必ず△（完ぺきではないがまずまずできている）ことが多くあります。
その△が意味する内容を具体的に書きだすと
また新しいチェック項目を増やすべきということを意味します。
△は『ヒヤリ、ハット』に繋がりますので
無視せずにしっかりと問題視してすぐに解決できるようにしましょう。

チェックリストをクラウド管理

出来上がったチェックリストをGoogleドキュメントを活用してクラウド管理すれば
瞬時にチェックの進行具合が管理職は把握できるので便利です。

『チェックリストに基づいて、しっかりとやっているだろう。』という
過信は禁物です。ここは性善説になってはいけません。

管理者が言ってはいけない言葉

『こんな細かいところまで、いちいちチェックさせるなよ』
管理職は部下の仕事をチェックすることが仕事です。
そのチェック機能を怠って管理職として指名されているのであれば
一体何のを仕事をするのでしょうか？

部下の作成した稟議書は決裁者が文章の中身まですべて責任を持つこと

特に中間決裁者は実務者が作成した稟議書を
承認すれば、その稟議書は更に上司へ説明するのは
実務者の役目ではなく決済進行した中間管理者の役割です。
上司がその時点で間違いを指摘したら
その作成者のである部下を叱るのではなく
中間決裁者に注意を与えるべきです。

ミスは部下のせいではなく管理ができなかった管理職のせい

ミスを発生させたのは実務者の部下のせいかもしれませんが
発生してしまったインシデントに対して
改善意見や再発防止方案をしっかりと構築することが
管理者の仕事だと深く認識する必要があります。

違う人の目線で二重、三重のチェック

同じ人が何回も見直ししても見つからないエラーが
同じ職場内でも違う立場の人がみると
ミスは発見されやすいです。
更に全くの異業種や全く違う目線の持ち主たちと
自分たちの悩みを話したり公開することで
チェック項目の不足部分を補ってもらえたりして
解決の糸口が広がることになると思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。